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Where there’s a ‘WIL’ there’s a way / C’est un fAIT : quand on veut, on peut

Where there’s a ‘WIL’ there’s a way

BHER offers summer interns a virtual work-integrated learning experience

 

With the end of the school year, post-secondary students across Canada are facing uncertainty about summer work-integrated learning placements such as co-ops and internships. Some placements have been put on hold and others cancelled outright as the COVID-19 crisis continues to unfold. However, some employers are taking the opportunity to reframe the delivery of summer work placements and creating virtual learning opportunities for students instead. 

The Business / Higher Education Roundtable (BHER) is bridging the digital divide with the addition of three summer interns. Solène Jollivet, Andrew Paulley and Emma Tomas joined BHER May 4 and will work remotely until it is safe to return to the office – health and safety is the guiding principle for all staff. 

“This isn’t the internship experience we originally thought we would deliver but we’re embracing the opportunity to support students in developing important skills,” says Dr. Valerie Walker, Chief Executive Officer. “COVID-19 is challenging on so many levels but it’s also an opportunity to explore new ways of learning and working.”

BHER is committed to delivering a meaningful, high-quality virtual internship program. The organization has adapted its traditional internship program to fit the new normal: Video conferencing for meetings, online collaboration tools, and frequent check-ins, are underpinned by well-defined intern projects. 

Successful onboarding is a key component of the internship experience. A smooth start can make an important difference in how well the intern integrates and gets the information needed to advance projects. With this in mind, the BHER team set up a detailed orientation schedule and checklist with key meetings, background materials, and logistics. Weekly team meetings also include an ice breaker to help interns build community and integrate with the organizational culture. 

Virtual onboarding is a new experience for many students and employers. “We are hearing from our partners that onboarding in a virtual environment is a significant area of interest,” notes Malcom Anderson, BHER’s Director of Work-Integrated Learning. “With the COVID-19 situation there is a need for tools and resources that reflect the new reality of remote working and learning.” 

A key focus for BHER is developing tools and resources to support employers and students to create successful work-integrated placements. The new summer interns will be working as part of BHER’s Work-Integrated Learning Team and will be focused on product development and research. They bring diverse skill sets in research, knowledge translation, design thinking and technology. 

“We are excited to welcome our first virtual cohort of summer interns,” says Anderson. “This is a significant opportunity for BHER to learn from their experiences and shape future programming and learning opportunities.”

 

Meet BHER’s summer interns: Solène, Andrew and Emma here.

Have a WIL success story to share? Send us an email: Brianna.Workman@bher.ca

 

Additional Information:

Virtual Onboarding Checklist

  • Stay organized. Maintain a shared checklist and schedule of onboarding activities and tasks to keep the manager and intern on the same page.
  • Define the project and put it in writing. A well defined project is critical to a successful WIL – even more so in a virtual environment. 
  • Be flexible. Virtual onboarding can be overwhelming. Allow enough time to digest information and ask questions.
  • Provide informal opportunities for interns to build community, have fun and understand the organizational culture. Include informal check-ins, ice breakers and ‘Lunch and Learns’ in the orientation schedule.
  • Stay connected. Assign a ‘buddy’ to assist with orientation and information. Set up weekly check-ins to provide feedback. 

 

Resources 

Co-operative Education and Work-Integrated Learning Canada (CEWIL Canada):

Tips for onboarding students remotely: https://www.cewilcanada.ca/_Library/COVID_19/FINALTips_for_onboarding_students_remotely_-_CEWIL_Canada.pdf.

 

 

C’est un fAIT : quand on veut, on peut

La table ronde des affaires et de l’enseignement supérieur (TRAES) offre aux stagiaires d’été une expérience virtuelle d’apprentissage intégré au travail 

 

Avec la fin de l’année scolaire, les étudiants post-secondaires partout au Canada doivent faire face à de l’incertitude concernant les stages d’apprentissage intégré au travail (AIT) pendant l’été, comme les stages d’enseignements coopératif et les stages en entreprise. Avec la crise de la COVID-19 qui se poursuit, certains placements ont été suspendus tandis que d’autres ont été carrément annulés. Toutefois, certains employeurs profitent de l’occasion pour restructurer la mise en place des stages d’été et créer des occasions d’apprentissage virtuelles aux étudiants à la place. 

La table ronde des affaires et de l’enseignement supérieur (TRAES) comble l’écart numérique avec l’ajout de trois stagiaires d’été. Solène Jollivet, Andrew Paulley et Emma Tomas se sont joints à la TRAES le 4 mai et travailleront à distance jusqu’à ce qu’il soit sécuritaire pour eux de venir au bureau – la santé et la sécurité est d’ailleurs un principe directeur pour tout le personnel. 

« Ce n’est pas l’expérience de stage que nous pensions offrir à l’origine, mais nous saisissons tout de même l’occasion d’aider des étudiants à acquérir des compétences importantes », indique Valerie Walker, présidente directrice générale. « La COVID-19 entraîne plusieurs défis, mais donne aussi l’occasion d’explorer de nouvelles façons d’apprendre et de travailler. »

La TRAES tient à offrir des programmes de stage virtuels sérieux et de grande qualité. Elle a su adapter ses programmes de stage traditionnels à la nouvelle réalité : les réunions par vidéoconférence, les outils de collaboration en ligne et les communications fréquentes sont étayés par des projets de stage bien définis. 

Un accueil réussi constitue une composante clé de l’expérience de stage. Un départ sans heurt peut faire une grande différence dans l’intégration des stagiaires et la communication de l’information nécessaire pour faire avancer les projets. L’équipe de la TRAES a donc mis sur pied un horaire et une liste détaillée des mesures d’orientation – réunions clés, matériel de référence et logistique. Les réunions d’équipe hebdomadaires comportent aussi des activités pour faire connaissance et aider les stagiaires à créer des liens et à s’intégrer à la culture organisationnelle. 

L’accueil virtuel est une expérience nouvelle pour de nombreux étudiants et employeurs. « Nos partenaires nous disent que l’accueil dans un environnement virtuel constitue un domaine d’intérêt important », note Malcolm Anderson, directeur de l’apprentissage intégré au travail à la TRAES. « Avec la situation liée à la COVID-19, nous avons besoin d’outils et de ressources qui tiennent compte des nouvelles réalités que sont le travail et l’apprentissage à distance. » 

La TRAES se consacre à l’élaboration d’outils et de ressources pour aider les employeurs et les étudiants à créer des stages en milieu de travail fructueux. Les nouveaux stagiaires d’été feront partie de l’équipe chargée de l’apprentissage intégré au travail de la TRAES, et leurs responsabilités seront axées sur la recherche et le développement de produits. Ils mettent à contribution un large éventail de compétences en recherche, en application des connaissances, en pensée du design et en technologie. 

« Nous sommes ravis d’accueillir notre première cohorte virtuelle de stagiaires d’été », dit Anderson. « Il s’agit d’une excellente occasion pour le TRAES d’apprendre de leurs expériences et de façonner les programmes et les possibilités d’apprentissage à l’avenir. »

 

Faites la connaissance des stagiaires d’été de la TRAES : Solène, Andrew et Emma ici.

Vous avez un cas exemplaire d’AIT à partager? Envoyez-vous un courriel : Brianna.Workman@bher.ca

 

Information supplémentaire

Liste de contrôle pour l’accueil virtuel

  • Soyez organisé. Dressez une liste commune de l’horaire et des activités et tâches d’accueil virtuel pour que les gestionnaires et les stagiaires soient sur la même longueur d’ondes.
  • Définissez le projet par écrit. Un projet bien défini est essentiel à la réussite de l’AIT – surtout dans un environnement virtuel. 
  • Soyez flexible. L’accueil virtuel peut être difficile. Donnez suffisamment de temps pour assimiler l’information et poser des questions.
  • Donnez aux stagiaires des occasions informelles de tisser des liens, de s’amuser et de comprendre la culture organisationnelle. L’horaire d’orientation devrait prévoir des suivis informels, des activités pour faire connaissance et des dîners-causeries.
  • Demeurez en contact. Désignez un mentor qui contribuera à l’orientation et à la communication de renseignements. Assurez un suivi hebdomadaire pour donner de la rétroaction. 

 

Ressources 

Enseignement coopératif et apprentissage en milieu de travail Canada (ECAMT Canada) :

Trucs pour accueillir un stagiaire distance: https://www.cewilcanada.ca/_Library/COVID_19/Trucs_pour_accueillir_un_stagiaire_un_stage_distance_-_CEWIL_Canada.pdf.