Comment calculer son RI

Pour calculer votre RI, vous devrez faire l'inventaire des différents types de coûts associés à votre ou vos programmes d'AIT. Les programmes d'AIT ne coûtent pas tous la même chose. Par exemple, les nouveaux types d'AIT (micro-stages, projets en ligne ou travail de consultation, etc.) sont peu coûteux et moins risqués que d'autre types d'AIT plus traditionnels fondés sur le placement, comme les apprentissages, les stages et les programmes coopératifs. Vous trouverez ci-dessous une liste des principaux coûts à prendre en compte pour calculer votre rendement des investissements. La liste complète des coûts se trouve dans notre guide Comment calculer son RI étape par étape ci-dessus.

Coûts du recrutement et des salaires du personnel de recrutement

Les coûts de recrutement et d'administration comprennent tous les frais de recrutement liés à l'embauche d'étudiants en AIT (publicité, frais d’affichage des postes, etc.) ainsi que les coûts salariaux du personnel effectuant les tâches administratives liées au recrutement. 

Exemple: 
L'un de vos employés consacre 10 heures par semaine pendant 6 semaines au recrutement d'étudiants en AIT, à un taux horaire de 40 $/h. Il a également engagé des frais de publicité de 1 500 $ pour la durée du cycle de recrutement. Vos coûts totaux de recrutement et d'administration sont de 3 900 $ ([40 $/h x 10 h/semaines x 6 semaines] + 1 500 $).

Salaires du personnel de formation

Les salaires du personnel de formation comprennent le coût du temps passé par le personnel qui forme et instruit les étudiants en AIT - c'est-à-dire le personnel qui prend du temps sur son travail quotidien pour aider les étudiants en AIT. Ces heures sont considérées comme un coût puisqu'elles ne sont pas utilisées pour les activités normales des employés.

Exemple: 
Deux de vos superviseurs consacrent 20 heures par semaine à la supervision et à l'instruction des étudiants en AIT pendant leur stage de 12 semaines, à un taux horaire de 30 $/h. Le coût total du personnel de formation est de 14 400 $ (2 x [30 $/h x 20 h/semaines x 12 semaines]).

Salaires des étudiants

Le salaire des étudiants comprend tous les salaires réguliers, les heures supplémentaires ou toute autre compensation financière supplémentaire pour la nourriture, les voyages, les frais de subsistance, etc. 

Exemple: 
Si votre organisation a embauché 10 étudiants en AIT pour 35 heures par semaine à un taux horaire de 15 $/h pour un total de 12 semaines, votre coût total est de 63 000 $ (10 x [15 $/h x 35 h/semaines x 12 semaines]).

Coûts du matériel et de l’infrastructure

Les coûts de matériel et d'infrastructure comprennent tout équipement ou logiciel essentiel dont les étudiants de l’AIT ont besoin pendant leur programme (ex. ordinateurs portables, écrans, licences, etc.). Les coûts d'infrastructure concernent les machines ou appareils nécessaires aux étudiants pour effectuer leur travail, ainsi que le coût de location des locaux ou autres infrastructures utilisés par les étudiants de l'AIT.

Exemple: 
Vous avez embauché 10 nouveaux étudiants en AIT, qui ont tous besoin d'un ordinateur portable pour la durée de leur stage, au coût de 1 000 $ chacun. Cinq de ces étudiants ont également besoin d'un logiciel informatique installé, ce qui coûte 500 $ par installation. Enfin, votre organisation loue un espace afin d'organiser une journée d'orientation pour tous les étudiants, pour un coût total de 8 000 $. Le coût total du matériel et de l'infrastructure s'élève à 20 500 $ ([ [10 x 1 000 $] + [5 x 500 $] ]+ 8 000 $).

Coûts du matériel et de l’infrastructure

Les coûts de matériel et d'infrastructure comprennent tout équipement ou logiciel essentiel dont les étudiants de l’AIT ont besoin pendant leur programme (ex. ordinateurs portables, écrans, licences, etc.). Les coûts d'infrastructure concernent les machines ou appareils nécessaires aux étudiants pour effectuer leur travail, ainsi que le coût de location des locaux ou autres infrastructures utilisés par les étudiants de l'AIT.

Exemple: 
Vous avez embauché 10 nouveaux étudiants en AIT, qui ont tous besoin d'un ordinateur portable pour la durée de leur stage, au coût de 1 000 $ chacun. Cinq de ces étudiants ont également besoin d'un logiciel informatique installé, ce qui coûte 500 $ par installation. Enfin, votre organisation loue un espace afin d'organiser une journée d'orientation pour tous les étudiants, pour un coût total de 8 000 $. Le coût total du matériel et de l'infrastructure s'élève à 20 500 $ ([ [10 x 1 000 $] + [5 x 500 $] ]+ 8 000 $).

Autres coûts

Les autres coûts à prendre en compte peuvent inclure, sans s'y limiter, les coûts d'assurance, les taxes et les coûts d'opportunité. Les coûts d'opportunité sont la valeur de la production à laquelle on renonce parce que le personnel et les autres ressources sont utilisés pour le programme d'AIT plutôt que pour d'autres tâches productives. Pour en savoir plus sur chaque type de coûts, consultez le guide complet. 

N'oubliez pas d'accéder aux programmes de soutien financier régionaux, provinciaux, nationaux et sectoriels pour vous aider à compenser vos coûts. Vous pouvez consulter notre Catalogue de soutiens financiers pour savoir quelles aides financières sont à votre disposition.

Les programmes d'AIT offrent de nombreux avantages à court et à long terme. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux avantages que votre organisation pourrait tirer d'un programme d'AIT. Pour en savoir plus sur chacun des avantages décrits ci-dessous, n'oubliez pas de consulter notre guide ROI : Au-delà des chiffres.

Le vivier de talents qualifiés

L'accès à un vivier de talents qualifiés peut se présenter différemment selon votre organisation et votre secteur. Voici quelques exemples d'avantages que vous pourriez tirer d'un vivier de talents qualifiés grâce à l'AIT. Pour la liste complète des avantages, téléchargez le guide.

• Accroître votre notoriété de marque et l'attrait de votre organisation/industrie/secteur auprès des étudiants.
• Évaluer vos futurs employés potentiels et retenir les étudiants de niveau postsecondaire après leur stage.
• Développer un vivier de candidats ayant des compétences spécifiques.

Les gains de production

Les étudiants en AIT améliorent la production de votre organisation lorsqu'ils produisent ou contribuent à des résultats ou produits livrables spécifiques pendant leur stage. Lorsque vous créez un stage d'AIT, posez-vous les questions suivantes :

• Quel est le rôle de l'étudiant en AIT dans votre organisation ? Par exemple, réalise-t-il un projet, allège-t-il la charge de travail d'autres membres du personnel, occupe-t-il un poste vacant à court terme ?
• Quelles tâches concrètes seront effectuées par les étudiants de votre programme d'AIT ?

L’innovation

Les étudiants en AIT peuvent apporter de nouvelles idées, perspectives créatives et aider votre organisation à identifier de nouvelles façons de partager les connaissances, tout en créant un environnement de travail collaboratif.

D’autres avantages

Réfléchissez aux autres avantages, outre ceux énumérés ci-dessus, que votre organisation tirera de sa participation à un programme d'AIT. Il peut s'agir d'un impact positif sur votre équipe, la culture de travail, l'avancement de projets spécifiques, etc. Par exemple, un avantage important de l'AIT est la création de milieux de travail plus diversifiés et inclusifs. Un programme d'AIT est un moyen de : 

• Combler les lacunes en matière de main-d'œuvre par le recrutement de groupes sous-représentés.
• Attirer de nouveaux talents par le recrutement d'étudiants internationaux.
• Affronter les barrières systémiques et cultiver l'inclusion, l'appartenance et l'accessibilité dans votre organisation.

Les avantages décrits dans l'étape précédente peuvent être difficiles à quantifier. Mais l'attribution, ou du moins l'estimation, de montants en dollars à ces résultats est nécessaire pour mesurer et suivre le RI financier de votre programme d'AIT. Pour chacun des avantages énumérés, votre organisation devra déterminer un indicateur utilisé pour mesurer son impact. Les indicateurs doivent être pertinents, compréhensibles, impartiaux et faciles à mesurer. Certains avantages auront des indicateurs simples, comme le suivi des ventes et l'augmentation de la production ou des taux de rétention. D'autres peuvent être plus difficiles à calculer. 

Le vivier de talents qualifiés

Les indicateurs de production peuvent être différents selon le secteur d'activité (remarque : le suivi des ventes est un exemple courant mais pas universellement applicable). Dans de nombreux cas, vos étudiants en AIT réalisent des projets pour votre organisation, dont la valeur monétaire peut être quantifiée. D'autres indicateurs peuvent être axés sur l'efficacité des tâches ou l'allègement du travail des employés à temps plein. Plutôt que d'avoir à embaucher un employé contractuel, les étudiants en AIT peuvent être engagés pendant les saisons de pointe. Votre organisation peut, à son tour, profiter de leur développement professionnel, surtout s'ils sont embauchés après l'obtention de leur diplôme.

Example:
Your organization has determined that it saves $1,000 for each WIL student it hires versus hiring someone external. This value was calculated as the difference between the cost to attract, interview, onboard, and train external applicants compared to your WIL students. You’ve hired 6 students out of the 12 that interned at your organization and you therefore saved $6,000. 

Les gains de production

Les indicateurs de production peuvent être différents selon le secteur d'activité (remarque : le suivi des ventes est un exemple courant mais pas universellement applicable). Dans de nombreux cas, vos étudiants en AIT réalisent des projets pour votre organisation, dont la valeur monétaire peut être quantifiée. D'autres indicateurs peuvent être axés sur l'efficacité des tâches ou l'allègement du travail des employés à temps plein. Plutôt que d'avoir à embaucher un employé contractuel, les étudiants en AIT peuvent être engagés pendant les saisons de pointe. Votre organisation peut, à son tour, profiter de leur développement professionnel, surtout s'ils sont embauchés après l'obtention de leur diplôme.

Exemples:
1. Un étudiant en AIT prend en charge certaines des tâches de moindre intensité d'un employé plus expérimenté, ce qui permet à ce dernier de consacrer son temps à des tâches de plus grande valeur et plus productives.  
2.   Vous augmentez votre productivité en confiant à un étudiant en AIT des tâches qui auraient été confiées à un fournisseur externe à un coût plus élevé.  

Note : Ces calculs sont simplifiés mais vous donnent une idée de la façon de calculer les avantages de la productivité.

L’innovation et l’équité, la diversité et l’inclusion

Il peut être difficile d'attribuer une valeur monétaire aux avantages intangibles reçus de votre programme d'AIT, comme l'innovation ou la diversité et l'inclusion. Mais avec un peu de pratique, vous pouvez développer des indicateurs pour estimer combien de nouvelles idées, perspectives et recommandations suggérées par les étudiants AIT ont fait une différence significative dans votre organisation. Ont-ils suggéré une nouvelle façon de traiter les commandes, permettant à l'organisation d'économiser du temps et de l'argent ? Ont-ils identifié un nouvel outil logiciel qui automatise les tâches répétitives et permet au personnel de consacrer du temps à des tâches plus importantes ?

Après avoir identifié vos coûts et avantages durant les étapes 2 à 4 ci-dessus, vous êtes maintenant prêt à entrer vos données et à calculer le RI de votre ou vos programmes d'AIT. N'oubliez pas d'utiliser la Calculatrice de RI interactive de TRAES ci-dessous pour vous aider à rassembler toutes ces données. Et n'oubliez pas de saisir vos soutiens financiers ! TRAES a développé un Catalogue de soutiens financiers pour que vous puissiez parcourir et postuler à des programmes de soutien financier pour vous aider à développer vos programmes d'AIT. Consultez-le ci-dessous.

Vous avez peut-être entendu parler d'une autre analyse coûts-avantages similaire au rendement des investissements : le rendement de l’investissement social (RIS). Alors que le RI se concentre sur la valeur monétaire quantitative, le RIS met l'accent sur les valeurs sociales du programme. Durant l'étape 2, vous avez peut-être examiné certains des avantages sociaux qui sont particulièrement difficiles à quantifier. L'adoption d'une approche RIS pour rendre compte de ces avantages peut vous permettre de mesurer et de suivre l'évolution de votre impact social sans avoir à le réduire à un chiffre. 

Un exemple de mesure du RIS peut concerner l'équité, la diversité et l'inclusion sur votre lieu de travail. Le nombre d'employés s'identifiant comme Noirs, Autochtones et/ou personnes de couleur au sein du personnel avant votre programme d'AIT, comparé à celui après votre programme, est par nature un indicateur quantitatif. Un indicateur qualitatif, par contre, inclurait la mesure dans laquelle les étudiants issus de communautés en quête d'équité se sentent capables d'apporter des contributions significatives et valorisantes à leurs équipes ou projets, comme indiqué dans les évaluations des pairs, du superviseur ou anonymes. D'autres composantes de RIS peuvent inclure des facteurs tels que l'innovation ou la responsabilité sociale des entreprises.

Pour créer un cadre de RIS , vous devrez:

• Discuter avec les parties prenantes internes et externes à votre organisation pour déterminer quels avantages sociaux plus larges sont créés par vos programmes d'AIT.

• Comprendre comment ces avantages sociaux sont créés par les activités et résultats d'AIT.

• Créer des indicateurs appropriés pour suivre les changements et la progression de vos avantages sociaux.

• Attribuez des procurations financières aux indicateurs qui ne se prêtent pas à la monétisation.

• Comparez la valeur des avantages sociaux au coût financier de votre programme d'AIT.

Pour en savoir plus sur les avantages, les impacts sociaux et les autres facteurs du retour sur investissement de l'AIT qui vont au-delà des chiffres, consultez notre guide RI: Au-delà des chiffres ci-dessous.